Para crear una mejor experiencia para los empleados, recopile los datos correctos

Paso 1: Recopilación de datos

Es innegable que todos tenemos nociones y expectativas preconcebidas que sesgan nuestra forma de pensar. El antídoto contra el sesgo son los datos, así que antes de diseñar cualquier política, el primer paso fundamental es recopilar datos. En ComCo, la empresa de Marilyn recopiló estos datos mediante una combinación de cuatro herramientas distintas que se aplicaron intencionalmente en secuencia

Herramienta 1: Auditoría de datos de archivo

Comenzó la fase de descubrimiento con ComCo recopilando documentos, políticas y comunicaciones internas relacionados con las nuevas formas de trabajo. Descubrieron que las políticas de trabajo flexible de la empresa no se habían formalizado, excepto una lista de verificación de dos páginas con consejos sobre el trabajo a distancia que se publicó durante la pandemia. Como resultado, reconocimos (y el cliente estuvo de acuerdo) que había que reformular el alcance del proyecto para incluir el diseño de políticas laborales, el desarrollo de procesos y la mejora de las cualificaciones de la fuerza laboral. El resultado fue un resultado mucho más coherente e integrado.

Los datos de archivo ofrecen una visión general imparcial de la organización. La idea es revisar los artefactos y la documentación existentes y extraer información y oportunidades. Las fuentes más comunes incluyen software y herramientas (por ejemplo, RRHH y ERP, plataformas de participación de los empleados, etc.), comunicaciones internas y externas y archivos de documentación. Empiece por aquí para conocer el terreno y hacer que piense. Es importante destacar que este método no exige más a los empleados.

Herramienta 2: Entrevistas

Al principio, les dijeron que las oficinas eran un tema de debate acalorado entre los líderes de ComCo. Algunos expresaron con firmeza la necesidad de una oficina privada. Otros creían que sus colegas estaban demasiado apegados a las oficinas como símbolos de estatus. A través de entrevistas exhaustivas, se dieron cuenta de que los líderes que exigían una oficina privada a menudo la querían como un espacio para entrenar a los equipos, mantener conversaciones confidenciales y simplemente ofrecérselo a sus equipos como un espacio para reunirse y colaborar. El estado nunca salió a la luz. Estas entrevistas individuales y «extraoficiales» permitieron a los líderes ser sinceros y abiertos sobre sus puntos de vista y a nosotros llegar al fondo del tema y hacer una recomendación relevante sobre el plano de planta.

Las entrevistas son particularmente poderosas en las primeras etapas, cuando aún está aprendiendo cuáles son las cuestiones clave, especialmente en los temas delicados en los que determinadas respuestas se consideran «correctas». Le permiten hacerse una idea de las historias detrás de los datos cuantitativos que recopilará más adelante. La idea es mantener conversaciones semiestructuradas con los empleados para recopilar sus puntos de vista, interpretaciones e ideas. Se usó una guía para promover la coherencia de los datos, pero estaban dispuestos a desviarse de ella para seguir una idea interesante. También garantizaron una muestra diversa en todos los grupos, jerarquías, geografía, demografía, etc., y prestamos atención tanto a los seguidores como a los detractores.

Herramienta 3: Observaciones del día a día

Hacia las últimas etapas de la fase de descubrimiento en ComCo, organizaron una visita de un día completo durante la cual se observó cómo los empleados llevaban sus días en la oficina. Muchas de las oficinas privadas estaban desocupadas cuando los líderes viajaban o asistían a reuniones externas. Por el contrario, las salas de reuniones estaban sobrevendidas. Aunque nos habían dicho que el nivel de ruido podía ser disruptivo, descubrimos que las oficinas eran silenciosas en comparación con otras empresas del mismo sector. También obtuvimos observaciones de rituales de equipo, escritorios extravagantes, una campana de la victoria reservada para celebrar los lanzamientos exitosos y otros elementos de la vida de oficina que no aparecieron en las 25 entrevistas que se realizaron. Esto sirvió de base para la recomendación de espacios comunitarios que los equipos podrían utilizar para seguir organizando sus actividades y rituales favoritos.

Herramienta 4: Encuestas

A través de las encuestas en ComCo descubrieron una discrepancia importante entre las visiones de los líderes y las de los empleados sobre su futura oficina. Las respuestas de los empleados indicaron que dedicaban el 70% de su tiempo a trabajos individuales; de hecho, identificaron el trabajo individual como uno de los tres principales motivos para venir a la oficina. Esto entra en conflicto con el espacio de oficinas colaborativo que los líderes querían diseñar. Con el respaldo de estas cifras concretas, aumentamos la cuota de espacio dedicada al trabajo individual en el nuevo diseño.

Las encuestas son especialmente eficaces a la hora de validar las historias y los datos que ha recopilado con herramientas cualitativas. Ejecútelos después de haber formulado hipótesis que tenga que probar para informar las decisiones clave, o de forma repetitiva a lo largo del tiempo para captar las tendencias de los datos. Es importante garantizar la importancia estadística de sus datos (puede utilizar un calculadora para hacer eso). Por último, recuerde que sus preguntas son señales: si pregunta sobre algo, puede que tenga que implementarlo.

Una nota final sobre la recopilación de datos: recuerde que al recopilar cualquier dato, puede encontrar algo que el sujeto no quiera que se comparta públicamente. Tanto por motivos éticos como para garantizar la validez de los datos, es fundamental que se respete la privacidad de los sujetos (y que lo sepan). Explicamos esto antes de cualquier esfuerzo de recopilación de datos y nos aseguramos de que los sujetos sepan que tienen derecho a detenerse en cualquier momento.