Aunque las empresas de hoy reconocen que la incorporación es un elemento crítico de la experiencia de los nuevos empleados , no se prioriza adecuadamente en los objetivos estratégicos organizacionales o de recursos humanos. A menudo, la incorporación se confunde con procesos básicos, como configurar un espacio de trabajo, una computadora portátil, una cuenta de correo electrónico, etc.
Aproximadamente 1 de cada 10 empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un buen trabajo de incorporación.
Desafortunadamente, una falla común y fatal que las organizaciones tienden a cometer es tratar la incorporación como una “clase de orientación para nuevos empleados” o “los primeros 30 días”, en lugar de un proceso de un año que ayuda a los empleados a ponerse al día en su trabajo e integrado. en su nuevo equipo y organización.
Desafortunadamente, solo el 12% de los empleados de EE. UU (según Gallup) y el 14% en Latinoamérica (según nuestra encuesta). dice que su empresa hace un buen trabajo de incorporación.
Y según los análisis de Gallup, casi uno de cada cinco empleados informa que su incorporación más reciente fue deficiente, o que no recibió ninguna incorporación.
Tal como lo desarrollamos en nuestro Modelo de Experiencia Empleado que describe los viajes de todo el tiempo que un empleado pasa en su empresa, desde el proceso de contratación hasta la baja, donde incorporamos las mejores prácticas, como las incluidas en este artículo:
Nuestro modelo define 3 viajes dentro de la Experiencia Empleado:
- Viaje de Onboarding
- Viaje de la Integración
- Viaje del Compromiso
Y se hacen realidad plasmando las acciones mencionadas a continuación en un acompañamiento continuo a los nuevos colaboradores
Principios rectores de la incorporación
Es importante que las organizaciones reconozcan que un programa de incorporación formal requiere un plan de estudios estructurado. Esto incluye desarrollar actividades que abarquen un marco de tiempo más largo y acomodar a múltiples participantes si es necesario, todo lo cual debe ser administrado por un recurso o equipo dedicado dentro de la empresa.
Las organizaciones a menudo experimentan una rotación sustancial de empleados de primer año.
A menudo, las organizaciones pierden de un tercio a dos tercios de las nuevas contrataciones dentro de los primeros 12 meses en el trabajo. Naturalmente, esto varía según el rol, ya que aproximadamente la mitad de todas las contrataciones para puestos de alto nivel se van dentro de los 18 meses, y la mitad de todos los trabajadores por horas duran solo cuatro meses.
De hecho, alrededor de un tercio de todos los empleados nuevos ni siquiera duran 90 días en el trabajo. ¿Las buenas noticias? Un mejor programa de incorporación puede ayudar a reducir esa alta rotación .
Consideremos los siguientes principios como ejes de la incorporación:
- La incorporación comienza incluso antes del proceso de contratación.Los empleados se incorporan en el momento en que visitan la página de carrera del sitio web de su empresa o hablan con un reclutador o gerente de contratación.
- El marco de tiempo óptimo para la incorporación de un nuevo empleado puede variar según el rol y la industria .Pueden ser los primeros 30, 90, 150 o incluso hasta y más allá del primer año de empleo.
- La incorporación no solo tiene que ocurrir al comienzo del tiempo de un empleado en una nueva empresa .Puede haber una necesidad de incorporar empleados a medida que realizan transiciones críticas dentro de la organización a nuevos roles, ya sea un cambio de ubicación o función.
Trampas comunes que se deben evitar en la experiencia de los nuevos empleados
- No creas un sentido de pertenencia.Los nuevos empleados quieren saber si su empresa es el lugar adecuado para ellos. Necesitan formar una conexión con la misión y el propósito de la organización, así como sentirse aceptados por sus compañeros de trabajo .
- Los sobrecargas con información.A veces, la capacitación dentro de un programa de incorporación tiende a proporcionar demasiada información y demasiados materiales en un período de tiempo corto.Este enfoque no les da a los nuevos empleados tiempo suficiente para digerir e internalizar lo que se les presenta.
- Los abrumas con la tecnología.El uso de nuevas plataformas de tecnología de incorporación puede ser tentador, pero estas herramientas tienen una vida útil corta si difieren del sistema central o la intranet de la empresa. Además, algunos son difíciles de aprender.Esto da como resultado que sus nuevos empleados pasen la mayor parte de su tiempo aprendiendo tecnología con una vida útil, en lugar de incorporarse de manera efectiva en la organización y en su función.
Si bien muchos programas de incorporación en la actualidad promocionan la visión, la misión y la cultura de la empresa, a menudo no logran cerrar la brecha para los empleados entre esos conceptos y cómo cada función puede marcar la diferencia.
Desarrolle programas de incorporación efectivos siguiendo estas cuatro consideraciones clave:
-
1. Recolectar y usar datos para informar el diseño del programa y evaluar su efectividad.
Asegúrese de analizar continuamente los datos demográficos de las nuevas contrataciones, los motivos de las rotaciones y utilice encuestas sobre la experiencia de las nuevas contrataciones para informar qué aspectos de la incorporación deben abordarse .
Métricas para evaluar la eficacia de un programa de onboarding:
- compromiso
- retroalimentación de los gerentes de contratación sobre el tiempo que toman los nuevos empleados para lograr el desempeño esperado
- comentarios específicos de los nuevos empleados sobre la experiencia de los nuevos empleados
- hasta qué punto los nuevos empleados son defensores del lugar de trabajo
- rendimiento de las nuevas contrataciones
- tasas de retención de primer y segundo año
-
2. Involucrar al supervisor y al equipo.
Comuníquese con el supervisor del nuevo empleado antes de su primer día de trabajo.
Asegúrese de programar el tiempo adecuado con el supervisor para tener conversaciones significativas sobre cómo aclarar las expectativas, describir cómo se ve el éxito en el puesto y discutir las implicaciones para el crecimiento profesional.
Los miembros del equipo pueden participar a través de actividades para conocer y saludar, observar el trabajo, así como otras oportunidades informales de creación de redes y aprendizaje para comprender mejor cómo funcionan otras funciones del negocio.
Asegúrese de analizar continuamente los datos demográficos de las nuevas contrataciones, los motivos de las rotaciones y utilice encuestas sobre la experiencia de las nuevas contrataciones para informar qué aspectos de la incorporación deben abordarse .
Cuando el gerente asume un papel activo en la incorporación, los empleados tienen 3,4 veces más probabilidades de sentir que su proceso de incorporación fue exitoso.
-
3. Cree un marco y aplique temas al programa de incorporación.
Establezca una construcción que defina claramente las áreas que debe abordar su programa de incorporación. Este será el marco en el que se clasificarán el plan de estudios y las actividades de incorporación.
Por ejemplo, un marco de incorporación podría incluir las siguientes categorías:
- sumergir a los nuevos empleados en la historia, la misión y la cultura de la organización
- entender a sus clientes
- conocerse a uno mismo y lograr la excelencia en el rol
- trabajo en red dentro y entre equipos
Si bien el marco abordará la estructura del programa, identifique tres o cinco temas comunes para ayudar a determinar las experiencias que los nuevos empleados deben tener mientras pasan por el programa. Por ejemplo, los cuestionarios, los juegos competitivos o los proyectos de equipos de nuevos empleados son algunas actividades para incorporar dentro del programa de incorporación que son divertidas, relevantes y desafiantes.
-
4. Incluir un cierre como parte del programa de onboarding.
Aunque es importante un comienzo emocionante para el programa de incorporación, a veces las empresas se olvidan de delinear claramente el final del período de incorporación.
Reunir a una clase de incorporación para compartir entre sí sus experiencias en los primeros seis meses o el primer año, reconocer a los de alto desempeño y otorgar un certificado de finalización son ejemplos de actividades que pueden marcar la finalización del programa de incorporación.
Los nuevos empleados anhelan sentir una sensación de logro y experimentar un rito de iniciación con la organización.
Las organizaciones con programas de incorporación de clase mundial confían en el análisis para diseñar un proceso que no solo responda las preguntas básicas de la incorporación , sino que también tenga sentido para su empresa.
Por ejemplo, algunos empleados quieren una incorporación altamente estructurada. Para otros roles, un proceso flexible y en evolución es ideal. Con los datos correctos, los líderes pueden adaptar su programa para satisfacer las necesidades de los empleados y las demandas del trabajo. Cuando se trata de una incorporación excepcional, no existe una solución única para todos.
Recuerde, la incorporación es un viaje , y lleva más tiempo de lo que piensa. Según un estudio reciente de Gallup Panel, cuando los empleados pueden estar totalmente de acuerdo en que su “proceso de incorporación fue excepcional”, es casi 2 veces más probable que se sientan completamente preparados para sobresalir en su nuevo rol y 2,3 veces más probable que digan que su trabajo es tan bueno como él. bueno o mejor de lo que esperaban que fuera. Los nuevos empleados necesitan tiempo para seguir a sus colegas, dominar los flujos de trabajo y colaborar con jugadores clave.
