1. Empieza rápido.

Piensa en tu primer día en tu trabajo actual. Probablemente no dormiste bien la noche anterior. Tu mente daba vueltas de anticipación, duda e incertidumbre. Esto puede ser especialmente cierto si estás empezando un nuevo trabajo en la ambigüedad de un entorno virtual. Los pocos momentos de comodidad que normalmente se presentan al principio del día (el vínculo rápido con un colega en el pasillo o tu nuevo jefe o compañeros de equipo que te invitan a almorzar) no están disponibles en un contexto remoto.

También es poco probable que un nuevo empleado que se incorpora a su organización hoy haya experimentado un proceso de incorporación totalmente virtual, ya que incluso las empresas con personal remoto con frecuencia optaron por realizar su incorporación en persona antes de la pandemia. Con esta sensibilidad en mente, cree un plan para aprovechar una variedad de estrategias que puedan mitigar los nervios del primer día y permitir que sus empleados se sientan bienvenidos y ganen confianza desde el principio.

Identificar, nombrar y comunicar un enlace de incorporación dedicado. Incluso en la oficina, es una buena idea que alguien ocupe el papel de mentor informal para apoyar a un nuevo empleado, pero es aún más importante a distancia porque el nuevo líder no tendrá colegas cerca para hacer preguntas espontáneamente a medida que surjan. Es importante que este mentor informal sea una persona diferente del gerente de la persona, para que el nuevo empleado se sienta cómodo haciendo cualquier pregunta, grande o pequeña. Cualquier nuevo empleado tendrá y debería tener un sinfín de preguntas, y lo último que quieres es que se sientan inseguros sobre a quién preguntar. Idealmente, el enlace de incorporación se comunicará de forma proactiva con el nuevo empleado antes del primer día y se establecerá como la persona a la que acederá la nueva persona.

Establezca una conexión con la empresa antes del primer día. Tan pronto como un candidato acepte la oferta de trabajo, encuentra la oportunidad de hacerle sentir parte de la familia. Reckitt, la compañía global de productos de consumo, envía un paquete de cuidados a los hogares de los nuevos empleados antes de su fecha de inicio. Está lleno de productos de la empresa y una nota cálida que vincula los productos con la misión de la empresa.

Configure la tecnología antes de la fecha de inicio. Ofrecer a cada nuevo empleado una sesión con IT para mostrarle cómo funcionan la plataforma de videoconferencia, los canales de comunicación y otros sistemas de la empresa puede aliviar la ansiedad del primer día. Hacer esto antes de la fecha de inicio minimiza los problemas técnicos y permite a los nuevos empleados estar plenamente presentes y sentirse más cómodos desde el primer día. Algunas organizaciones envían a los nuevos empleados una computadora portátil o teléfono nuevos antes de la fecha de inicio, totalmente configurados con las configuraciones y los protocolos de seguridad adecuados de la empresa. Esto crea una conexión con la organización y reduce la ansiedad de los nuevos empleados.

2. Establezca relaciones sólidas en toda la organización.

En un entorno virtual, no puedes confiar tanto en la construcción de relaciones orgánicas y espontáneas que ocurre en los pasillos, durante los almuerzos y en los eventos de la oficina. Por eso es mejor ser proactivo e intencional a la hora de establecer una combinación de interacciones individuales formales e informales entre el nuevo empleado y otras personas. Además, es importante organizar una combinación de debates grupales diferentes para que el nuevo empleado pueda desarrollar una comprensión contextual de la dinámica del equipo. Por último, un riesgo del trabajo virtual es que puede facilitar a un individuo o líder operar en silos o con la misma red de personas de forma regular. La creación de una red central sólida y una red más amplia en toda la organización permitirá que el ejecutivo tenga más éxito a largo plazo. Para ello, cree una serie combinada de experiencias formales e informales que tengan como objetivo crear comunidad y crear puntos de contacto.

Construye relaciones sólidas de 1:1. Para combatir la falta de oportunidades espontáneas de charlas triviales y otras relaciones que normalmente ocurrirían en una oficina, aliente a su nuevo empleado y a sus compañeros de equipo a que establezcan una combinación de conversaciones formales, que cubran reglas, responsabilidades y objetivos empresariales, y que sean más breves e informales. interacciones durante el café, el almuerzo o el interrogatorio de una reunión reciente. Al igual que en las entrevistas virtuales, una ventaja de la incorporación virtual es la disponibilidad general de los compañeros a través de vídeo, por lo que estas reuniones deberían ser fáciles de programar.

Reconoce la dinámica del equipo y construye una red más amplia. Las investigaciones demuestran que es más poderoso tener una red amplia que una red profunda, especialmente a medida que uno se vuelve cada vez más senior en una organización. Especialmente cuando se incorpora un nuevo líder, la organización debe ayudarlo a construir intencionalmente una amplia red, comenzando internamente. Si bien las reuniones individuales son poderosas para establecer relaciones fundacionales, confianza y comunicación, hacer que su nuevo empleado comience a participar en las discusiones grupales desde el primer día puede ayudar a esta persona a poner a las personas en el contexto de cómo se hace el trabajo. Algunas empresas organizan una «semana en la sombra» en la que el nuevo empleado asiste a una amplia variedad de reuniones de equipo y grupos de stakeholder, incluso aquellas que pueden parecer menos relevantes para las responsabilidades principales de ese nuevo empleado.

3. Explicar la cultura de la empresa y cómo se hace el trabajo.

Los nuevos empleados deben aprender sobre la cultura de la empresa desde el principio. Pase más tiempo del que normalmente lo haría en un entorno cara a cara hablando de lo que es típico y atípico en varias dimensiones culturales. Crea un espacio para que tus nuevos compañeros también pregunten sobre cómo se hacen las cosas.

Explique las suposiciones tácitas. Muchas organizaciones confían en formas orgánicas de comunicar la historia y las normas compartidas. Ya sea de forma virtual o no, memorizar la historia de una empresa en vídeos, en la sección «Acerca de nosotros» de su sitio web y en documentos puede ayudar a acelerar un proceso que, de otro modo, tardaría más tiempo en capturar una serie de interacciones con miembros de larga data de la organización. Incluso si se siente incómodo, la orientación explícita sobre normas que a menudo se dan por sentadas (el tono y el nivel de formalidad de la empresa, el código de vestimenta, la etiqueta virtual en videoconferencias, las normas de mensajería y las horas de trabajo) pueden ser útiles. No deje que los nuevos empleados adivinen estos problemas; hacerlo puede crear ambigüedad y estrés.

Designe a un compañero de cultura. Asignar a una persona a quien el nuevo empleado pueda acudir con preguntas sobre la cultura puede ser especialmente eficaz. El amigo podría hacer un informe después de una importante discusión grupal, señalándole al nuevo empleado acciones que no están en consonancia con la cultura o cómo otros pueden percibir su estilo.

4. Establezca expectativas claras y conecte el trabajo de la persona con la misión, la visión y los objetivos más amplios de la organización.

Un nuevo empleado debe tener una idea clara de cómo es el éxito durante los primeros 100 días y más allá. Los nuevos empleados deben reconocer cómo encajan sus responsabilidades en el éxito general de la empresa. Cuando una persona se une al equipo, el gerente de contratación debe compartir las comunicaciones y presentaciones clave que haya realizado el liderazgo de la organización sobre la dirección y los objetivos de la empresa para que el nuevo empleado pueda poner su trabajo en el contexto del conjunto.

Tener un conjunto claro de responsabilidades y resultados puede ser fundamental para ayudar a un nuevo empleado a priorizar y secuenciar el trabajo y lograr algunas victorias rápidas que creen una base sólida y un impulso para el éxito futuro de la persona. A largo plazo, si bien un papel puede evolucionar, adaptarse y volverse más complejo y ambiguo, tener claridad desde el principio creará una base a la que el individuo se puede adaptar más fácilmente.

La incorporación es uno de los factores más importantes del éxito de los empleados. Empezar con fuerza crea impulso. Un mal comienzo rompe la confianza de un nuevo empleado y lleva a la organización a cuestionar la sabiduría del empleado. Lo que diferencia mejor a las empresas que realizan la incorporación, ya sea presencial o virtual, es que el trabajo es intencional y no termina después de la primera semana, los primeros 30 días o incluso los primeros 100 días. Su programa de incorporación debería ser solo el comienzo de una base de desarrollo continuo que continúe fortaleciendo la alineación cultural de sus empleados, las relaciones en toda la organización y el desempeño en su función.

Además, cuando los gerentes ven que los nuevos empleados tienen dificultades, deben intervenir. Es un error común tratar a los nuevos contratados con demasiada suavidad, pensando que es mejor darles tiempo para adaptarse y que los problemas tempranos con, por ejemplo, las relaciones con los compañeros y el ajuste cultural, se resolverán por sí solos. Pero esto puede crear fácilmente círculos viciosos en los que los empleados, sin saberlo, se cavan en agujeros de los que no pueden salir. Cuanto más persiste una dinámica negativa, más difícil será revertirla.

A medida que los jefes aplican estas pautas, deben tener en cuenta que la «incorporación efectiva» no se trata solo de ayudar a las contrataciones externas. Los empleados que realizan movimientos internas pueden enfrentar desafíos que son igual de difíciles o más difíciles. Este es el caso especialmente cuando provienen de unidades diferentes, han sido moldeadas por culturas diferentes o se mueven de diferentes geografías. Los gerentes deben utilizar el mismo enfoque para acelerar que todos se unan a sus equipos.