1. Construir una infraestructura virtual fuerte del lugar de trabajo
En esencia, un lugar de trabajo virtual incluye muchos de los mismos elementos que uno físico: lugares para colaborar, compartir ideas y hacer el trabajo. Sin embargo, puede tomar un esfuerzo mayor asegurar que cada empleado tenga la tecnología y las herramientas para ser efectivas en un entorno virtual. Desde aplicaciones internas de chat y mensajería hasta soluciones de videoconferencia, equipar a los empleados con herramientas para comunicarse y brindar capacitación sobre cómo usarlas puede marcar la diferencia entre una organización conectada y una colección de personas que trabajan en silos. Si continúa leyendo encontrará varias recomendaciones que son muy útiles, pero a veces el problema es que ya lo sabemos pero no podemos implementarlas, en RRHH3d contamos con las habilidades, programas y tecnologías que pueden facilitar el manejo de su equipo.
2. Mantenga a los equipos motivados y responsables
Es importante reconocer que los empleados tienen preguntas e inquietudes sobre cómo adaptarse al nuevo entorno de trabajo. Ya sea que necesiten equipo adicional o se sientan desconectados del equipo, crear un diálogo con sus empleados y ser compasivos es fundamental en este momento disruptivo. Además, crear una estructura puede ayudar a establecer un sentido de normalidad y ayudar a mantener a los empleados responsables. Cuente con medios que permitan mantener al equipo conectado y alineado a los objetivos de su equipo y de la organización, no se puede suponer que todos actúan de las misma forma y por lo tanto los resultados serán diferentes en cada caso
- Sea receptivo: Póngase a disposición de sus colegas, responda a las solicitudes de manera oportuna para construir y mantener la confianza. Establezca protocolos y expectativas en torno a los tiempos de respuesta.
- Comunicación: Acuerde con su equipo los canales de comunicación que utilizará para mantenerse conectado y compartir documentos. Mantenga una comunicación y coordinación por texto / video clara y frecuente con su equipo y clientes. Reúnase virtualmente con sus colegas o clientes utilizando aplicaciones y software aprobados.
- Calendario: Establezca a qué horas se espera que usted y su equipo trabajen y determine cómo compartirá su disponibilidad. Siga un horario de trabajo y una rutina, con horarios de trabajo específicos para evitar el exceso de trabajo. Sea empático y comprensivo con los colegas que pueden tener hijos y otras responsabilidades en el hogar.
- Seguridad: Determine si hay medidas de seguridad que necesita practicar, especialmente en torno a la seguridad de los datos. No guarde su trabajo en su escritorio, use una nube aprobada o redes compartidas para que su trabajo sea seguro y accesible en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
- Reuniones: Acuerde qué herramientas utilizará su equipo para comunicarse y colaborar, y asegúrese de que todos en su equipo tengan acceso a esas aplicaciones. Comience y finalice sus reuniones a tiempo e intente unirse a las reuniones virtuales temprano. Considere organizar reuniones más cortas, por 25, 45 o 55 minutos. Y siempre pregúntese: ¿son necesarias todas estas reuniones?
- Etiqueta: Sea respetuoso del tiempo. Si está enviando un mensaje de texto directo o un ping, sepa qué hora es en la zona horaria de su contacto y sea considerado al preguntar si está bien interrumpirlos con una pregunta.
- Seguimiento del progreso: Determine cómo se registrará con su equipo para obtener actualizaciones y realice un seguimiento del progreso en proyectos y tareas.
- Comunidad: Evite el aislamiento de su equipo haciendo descansos virtuales para tomar café y haciendo tiempo para socializar virtualmente para darles a todos la oportunidad de ponerse al día. Celebre las victorias y mantenga a las personas informadas.
3. Proporcione consejos prácticos para mejorar la productividad individual.
Sus empleados pueden tener interrupciones con los niños que tienen clases escolares desde sus casas o con varias personas que necesitan un lugar tranquilo para las llamadas de conferencia al mismo tiempo. Es necesario ofrecer ideas para abordar desafíos específicos, junto con consejos para garantizar un poco de equilibrio entre el trabajo y la vida.
- Límites: Establezca límites cuando trabaje desde casa con las personas que viven con usted para que sepan que está “fuera de alcance” si está en su área de trabajo o con los auriculares puestos.
- Salud: Intente levantarse y moverse cada hora. Sentarse demasiado tiempo no es bueno para su salud.
- Profesionalismo: Esté preparado para usar videos para las reuniones. ¿La apuesta más segura? Vístase como lo haría para ir a la oficina.
- Calendario: Evite programar demasiadas llamadas de conferencia consecutivas. Dese tiempo para ponerse al día y tomar descansos, especialmente para el almuerzo.
- Tareas: Crea una lista de tareas diarias y prepárese para cambiar las prioridades. Tener una lista le permite cambiar tareas y seguir siendo productivo, independientemente de los eventos impredecibles que pueden ocurrir en el hogar.
- Flexibilidad: Si desea explorar un horario de trabajo más flexible para adaptarse a su situación en el hogar, puede tener sentido hablar de esto con su gerente.
- Variedad: Para algunos, puede ser útil trabajar en diferentes espacios del hogar durante el día, para tareas específicas o en función de su estado de ánimo, es decir, llamadas telefónicas en su jardín o balcón.
Fuente: https://www.jll.cl/es/views/tips-for-being-productive-during-the-pandemic
